Por qué los gastos de obra se descontrolan
Una constructora o empresa EPC opera varias obras al mismo tiempo, cada una con su presupuesto, su jefe de terreno y sus urgencias. Los gastos menores aparecen todos los días: materiales de última hora, fletes, combustible, herramientas, alimentación y traslados. Uno por uno parecen pequeños. Sumados, pesan en el resultado de la obra.
El problema no suele ser un gasto grande, sino la falta de visibilidad. El jefe de obra guarda boletas en la camioneta, las entrega a fin de mes y administración las clasifica sin saber a qué partida corresponden. Cuando el dato llega, la obra ya avanzó y ya no hay decisión que tomar.
En obras alejadas se suma la falta de señal, y en proyectos largos, la rotación de personas. Quien hizo el gasto puede haber cambiado de obra cuando alguien pregunta por él. Sin un registro hecho en el momento, reconstruir qué pasó toma más tiempo que el gasto mismo.
Cada gasto en su obra desde el primer momento
Con Expense Buddy, la persona registra el gasto desde el teléfono y lo asocia a su proyecto o centro de costo. La IA lee la boleta cuando hay conexión. Sin señal, el registro se guarda en el teléfono y se sincroniza cuando se abre la aplicación con conexión.
Esto cambia el momento en que se conoce el gasto. En vez de esperar el cierre, administración ve lo que entró durante la semana y el jefe de obra revisa a tiempo lo de su equipo.
Las categorías se configuran según cómo trabaja su empresa: materiales, combustible, fletes, alimentación, alojamiento o las que usted necesite. Usar un solo criterio en todas las obras permite comparar proyectos sin rehacer planillas.
Un ejemplo habitual: se rompe una herramienta y un capataz compra el reemplazo en la ferretería más cercana. Toma la foto de la boleta antes de volver a la obra, elige el proyecto y sigue trabajando. Ese gasto ya no depende de la memoria de nadie a fin de mes.
Aprobación adaptada a su estructura
El flujo tiene hasta dos niveles: jefatura y finanzas. Se define quién aprueba en cada obra, se puede delegar cuando alguien sale de vacaciones o cambia de proyecto, y se configuran aprobaciones automáticas para montos menores y una revisión adicional para montos altos.
Cada rendición guarda su historial, de modo que se puede revisar quién aprobó qué y cuándo. Eso ordena la conversación con el mandante interno, con el gerente de proyecto y con el equipo contable, y reduce las discusiones sobre gastos antiguos.
También ayuda en los cambios de etapa. Cuando una obra pasa de movimiento de tierra a terminaciones, cambian las personas y los gastos habituales. Con el flujo definido por proyecto, basta actualizar responsables y el registro histórico queda intacto.
Para administración, el cambio es concreto: en lugar de digitar boletas, revisa excepciones. Las dudas se resuelven con la imagen del comprobante a la vista, sin pedirle a la obra que la busque.
Ver la obra con datos, no con sobres
Los paneles de administración muestran presupuestos y saldos, y permiten revisar los gastos por persona y por proyecto. La información se exporta a CSV, XLSX o ZIP con sus comprobantes, para que su equipo contable la cargue en sus propios procesos.
En empresas EPC con compras en moneda extranjera, los gastos en otras monedas se registran con un tipo de cambio de referencia, junto al monto original.
Tener estos datos durante la obra, y no después, permite conversaciones más útiles. Si una partida de gastos menores crece más de lo esperado, se puede preguntar por qué mientras aún hay margen para corregir.
Una herramienta suya, no un arriendo por usuario
En obras, la dotación sube y baja según la etapa. Un modelo de pago por usuario obliga a decidir quién entra y quién queda afuera. Expense Buddy se contrata con una implementación única que incluye licencia perpetua, en un ambiente dedicado y con su marca.
El mantenimiento es opcional, desde 4 UF al mes, e incluye todas las mejoras del producto. La implementación considera usuarios, proyectos, categorías, entrenamiento y acompañamiento de la adopción.
Recomendamos partir con una obra piloto y un jefe de terreno comprometido. Ese equipo valida las categorías y el flujo antes de extender al resto. Cuando los capataces ven que rendir les toma menos tiempo que antes, la adopción avanza con menos esfuerzo.
También ayuda definir desde el inicio una regla simple: lo que no se registra en la aplicación no entra en la rendición. Dicha con anticipación y aplicada con criterio, esa regla ordena el cambio más que cualquier capacitación.
Si quiere verlo antes de conversar, pruebe el demo abierto como trabajador en terreno, jefatura o finanzas. No necesita registrarse.
Preguntas frecuentes
¿Puedo separar gastos por obra?
Sí. Cada gasto se asocia a un proyecto o centro de costo, y los paneles muestran presupuestos y saldos.
¿Cuántos niveles de aprobación tiene?
Hasta dos niveles: jefatura y finanzas, con delegación y aprobación automática de montos menores.
¿Se paga por usuario?
No. Es una implementación única que incluye licencia perpetua. El mantenimiento es opcional, desde 4 UF al mes.
¿Valida las boletas con el SII?
No. Expense Buddy no valida documentos con el SII. Guarda la imagen del comprobante y sus datos para la revisión de finanzas.
¿Funciona en obras sin señal?
Sí. Los registros se guardan sin señal y se sincronizan cuando se abre la aplicación con conexión.