Qué incluye la planilla
La planilla está pensada para que una persona o un equipo pequeño rinda sus gastos ordenadamente, sin programas adicionales. Funciona en Excel y puede abrirse en Google Sheets.
- Hoja Rendición: hasta 50 gastos, con fecha, documento, comercio, RUT, categoría, centro de costo, moneda y respaldo.
- Hoja Resumen: totales por categoría y centro de costo, calculados solos.
- Hoja Listas: edite categorías y centros de costo según su empresa.
- Saldo final: compara el monto recibido con lo rendido, e indica a favor de quién queda la diferencia.
- Moneda extranjera: convierte a CLP con el tipo de cambio que usted indique.
- Alertas: destaca en rojo los gastos sin respaldo.
Cómo usarla paso a paso
- Complete su nombre, área, período y el monto recibido por adelantado, si corresponde.
- Registre cada gasto en una fila, idealmente el mismo día.
- Elija la categoría y el centro de costo desde los menús.
- Si el gasto no fue en pesos, indique moneda y tipo de cambio.
- Marque si tiene el respaldo.
- Revise el saldo y envíe la planilla con los comprobantes a su jefatura.
Las celdas amarillas se completan y las grises se calculan solas. Evite escribir sobre las grises.
Buenas prácticas para rendir mejor
Una planilla ordena el registro, pero el resultado depende de los hábitos. Tres prácticas hacen la mayor diferencia:
- Registre el gasto cuando ocurre. Fotografíe la boleta antes de guardarla, porque las térmicas se borran.
- Rinda seguido. Una rendición semanal es más fácil de revisar que una mensual.
- Use el centro de costo correcto. Quien hizo el gasto es quien mejor sabe a qué proyecto corresponde.
Consulte a su contador qué documentos debe conservar su empresa y por cuánto tiempo. Esta planilla es una ayuda de organización y no reemplaza esa orientación.
Cuándo la planilla ya no alcanza
La planilla funciona bien mientras pocas personas rinden y alguien la revisa con tiempo. Empieza a fallar cuando las planillas se multiplican, las versiones se confunden, los respaldos llegan por separado o el equipo trabaja en terreno sin computador.
En ese punto, cada rendición consume horas de finanzas. Nuestra guía para elegir un sistema de rendición de gastos explica qué revisar antes de cambiarse.
Si su equipo rinde desde terreno, Expense Buddy registra gastos desde el teléfono, incluso sin señal. Puede probar el demo sin registrarse.
Preguntas frecuentes
¿La planilla es gratis?
Sí. Se descarga sin registrarse y puede adaptarla a su empresa.
¿Funciona en Google Sheets?
Sí. Puede abrirla en Google Sheets, aunque Excel es el formato original.
¿Cuántos gastos admite?
Hasta 50 por rendición. Para otro período, use una copia del archivo.
¿Sirve para gastos en dólares?
Sí. Indique la moneda y el tipo de cambio, y la planilla calcula el monto en pesos.
¿Puedo cambiar las categorías?
Sí. Edítelas en la hoja Listas y los menús se actualizan solos.